輸出者は、貨物の船積みのための一連の手続きと作業の一切を記したS/I（Shipping Instruction）を作成し海貨業者に渡します。海貨業者はS/Iに記載された情報をもとに、商業送り状（Commercial Invoice）と梱包明細書（Packing List）を作成し輸出通関の手配をします。S/Iには、
・荷主名(Shipper)
・荷受人名(Consignee)
・貨物到着案内先(Notify Party)
・本船名(Vessel Name)
・次航(Voyage No.)
・船積み日
・荷受け地
・積み地
・揚げ地
・荷渡し地
・荷姿
・搬入場所
など船積みに必要な情報が記載されています。

海貨業者はS/IをもとにDock Receipt（D/R）を作成して船会社に提出します。船会社はD/Rに基づいて船荷証券（Bill of Ladings=B/L）などを作成します。

送り状は、船積貨物の明細書で、輸出者が輸入者に対して売買契約に基づいて貨物を輸出したこと(または、すること)を証する書類です。送り状には、
・輸出貨物の商品名
・価格（単価と総額とその建値）
・契約条件
・数量
・買い主
などが記載されており、貨物の明細と共に貨物の価額（FOB価格）を示す書類でもあります。

送り状には、Commercial Invoice（商業送り状）とOfficial Invoice（公用送り状）があります。

Commercial Invoiceには、実際に積み込まれた貨物の明細を記載したShipping Invoice（船積みインボイス）と、見積もりの段階で売り手（輸出者）が買い手（輸入者）に見積額を示す目的で作成されるProforma Invoice（プロフォーマ・インボイス）がありますが、通常Commercial Invoiceと言う場合、Shipping Invoiceを指します。Commercial Invoiceは、梱包明細書（Packing List：各梱包の内容量・ネット重量・グロス重量・大きさ・容積・シッピングマーク・貨物の名称などを記載する明細書）と併せて通関や船積み手続きに必要な書類です。

一方、Official Invoiceには、輸出国にある輸出相手国の領事館でその内容について認証を受けるConsular Invoice（領事インボイス）と、輸入国において輸入通関を行う際に税関へ提出するCustoms Invoiceがあります。

積荷目録(Cargo Manifest)は、積み地においてB/Lデータをもとに船会社が本船ごとに作成する貨物の明細書で、船名・積み地・揚げ地・B/L番号・個数・荷姿・重量・容積・荷受人（Consignee）などが記載されています。LCL貨物(混載貨物)の輸送では、Cargo Manifestはコンテナに積まれている個々の貨物（LCL Cargo）の明細書を指します。

船会社はCargo Manifestを揚げ地に送付し、揚げ地代理店は入港許可を得るために当該税関にCargo Manifestを提出します。揚げ地での各貨物の輸入申告はCargo Manifestが税関に提出された後に行われます。

わが国に輸入されたLCL貨物は、混載されたコンテナがCFSに到着し、積載された全貨物の搬入が確認された後に、個別に輸入申告が行われます。